Абсолютно любая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью переезда в другой офис. У кого-то это обусловлено ростом штата числа сотрудников, а кто-то просто нашел помещение с условиями получше. Чтобы офисный переезд прошел быстро и без проблем, нужно очень грамотно подойти к организации процесса и не бояться делегировать задачи, потому что сами вы точно не справитесь. Мы подготовили пару советов, которые должны помочь вам сориентироваться, с чего начать. Надеемся, эта информация вам пригодится, и офисный переезд пройдет без проблем.
Задачи секретаря или HR-менеджера
Первое, что нужно сделать — это составить план с тайм-кодами. Лучше, чтобы этим занимался один человек, который умеет организовывать офисные процессы. Обычно это секретарь или HR-менеджер. Залог успеха — избегать лишней суеты, планировать каждый этап, уделять внимание мелочам. Если вы планируете привлекать к упаковке вещей сотрудников, то нужно сориентировать их по времени прибытия, выдать упаковочные аксессуары и цветной скотч, с помощью которого они будут крепить маркировку. Но правильнее будет доверить упаковку специалистам, у которых есть опыт работ в данном деле. Здесь уже каждый решает сам для себя, привлекать сотрудников и потратить больше времени на переезд (зато сэкономить бюджет) или обращаться к специалистам, которые сделают все максимально быстро и качественно. Если у вас не форс-мажор и переезжать можно постепенно, то начать подготовку к дню Х рекомендуем примерно за месяц. Сотрудников за пару дней до переезда можно отправить на удаленку, чтобы вы успели собрать мебель и упаковать ее для транспортировки.
Выбираем компанию-перевозчика
Это очень важный момент, от которого на 70% зависит успех всего мероприятия. На странице https://exstraeconom.kiev.ua/gruzovoe-taksi/ можно выбрать и заказать грузовое такси, которое может помочь вам с переездом. Чаще всего выбором перевозчика занимается не персонал, а сам руководитель или его личный помощник. Нельзя обращаться к первым попавшимся грузчикам, нужно провести анализ предложений и подобрать оптимальный вариант с точки зрения соотношения цена/качество.
Общие рекомендации по выбору перевозчика
- Оцените качество первичной консультации. Насколько внимательны к вам были сотрудники компании-перевозчика, ответили ли они на все вопросы, предложили ли сами какой-то наиболее подходящий сценарий.
- Опыт работ. Доверять фирмам-однодневкам точно не стоит, поэтому компания должна быть давно на рынке и успеть завоевать себе положительную репутацию.
- Предоставляемые гарантии. Ответственная мувинговая компания, которая полностью уверена в квалификации своих специалистов, всегда работает по договору, обязательным условием которого является ее материальная ответственность.
- Ценообразование. Стоимость услуг компании не должна быть ниже среднерыночной, потому что профессионалы в своей области никогда не будут работать за копейки. Они знают цену своему труду, и это вполне нормально.
- Предоставление подробной сметы. Не должно быть каких-то скрытых комиссий и переплат.
Если вы будете следовать нашим рекомендациям и сможете выбрать хорошего перевозчика, то мы уверены, что переезд вашего офиса не превратится в стихийное бедствие. Главное — это не ошибиться с маркировкой мебели, пакетов и коробок. Это поможет вам быстрее сориентироваться в новом офисе и расставить все по своим местам. Если продумать весь процесс до мелочей, то переезд пройдет быстро, и воспоминания о нем не будут ассоциироваться с головной болью по этому поводу.
