Секреты тайм-менеджента от Дарьи Маланиной

21 сентября 2022, 22:58

Как организовать себя и свою деятельность, чтобы ничего не упустить и сделать больше конкурентов, располагая тем же объемом времени? Думаете это будет сложно? Нет, это может быть даже весело и приятно.

У нас в гостях Дарья Маланина - эксперт в области самоменеджмента, саморазвития, продуктивности и управлении, автор публикаций на Gilber и других изданиях. Дарья закончила Сибирский федеральный университет по специальности "социально-культурная деятельность" с красным дипломом, что позволило ей получить ценные знания и опыт в организации мероприятий и компаний. Но главное в организации большого количества людей и задач начинается с себя.

Мы задали Дарье полезные вопросы о тайм-менеджменте, с которыми хотим поделиться с вами.

1. Какие полезные книги о тайм-менеджменте вы бы могли порекомендовать?

Моя любимая книга ‒ это «Джедайские техники» Максима Дорофеева. Она мне очень нравится, потому что, во-первых, там приводятся очень конкретные рекомендации, которые помогают изменить что-то в твоей повседневности буквально сразу, как только ты вводишь это в свою жизнь.

Во-вторых, автор опирается исключительно на научные исследования о том, как работает наш мозг, механизм прокрастинации, память. К сожалению, в сфере инфопродуктов о самоорганизации очень много всякого…

Ну, скажем так, ненаучного контента: самоорганизацию почему-то мешают с аффирмациями, позитивным мышлением (отдельное злобное зло), картами желаний. Все это может быть полезным или приятным, если подходить к этому правильно, но часто нам навязывают, по сути, веру в магию. Извините, но мне нельзя заниматься магией вне Хогвартса

Так вот, Дорофеев этого не делает, он опирается исключительно на научный, доказательный подход, чем меня очень радует. Плюс можно добавить все книги, на которые он ссылается. Например, он часто ссылается на «Антихрупкость: как извлечь выгоду из хаоса» Талеба или «Лайфхак на каждый день» Каримова

2. Назовите три самых эффективных метода тайм-менеджмента.

Мои любимые:

  • Метод Помодоро.

Нестареющая классика. Очень простой метод, но очень помогает.

Что это такое: работа интервалами, с регулярными перерывами. Стандартные интервалы ‒ 25/5/30 (25 минут работаешь, пять минут отдыхаешь, через четыре рабочих цикла ‒ длинный перерыв на полчаса). Можно корректировать под себя, например, я одно время работала по принципу 50/10/30, а сейчас ‒ 45/10/30.

Почему это работает: потому что учитывает особенности нашего мозга. Когда мы ставим таймер, мы даем мозгу конкретные, измеримые рамки, в течение которых он должен сосредоточиться на работе. Это морально легче, чем «работать, пока не сделаешь».

Плюс, поскольку стоит таймер, нам не нужно следить за временем, и мозг может полностью сосредоточиться на задаче. А короткие перерывы помогают оставаться сфокусированным. В итоге ты работаешь сосредоточенно, не отвлекаясь, быстрее со всем справляешься и меньше устаешь.

  • Кайдзен.

Что это такое: если простыми словами, то это когда ты меняешь обстановку вокруг себя, чтобы помочь себе работать лучше. С помощью простых действий добиваешься результата.

Например, если ты отвлекаешься на телефон, ты можешь не бороться каждый раз сам с собой, пытаясь справиться с желанием взять его в руки (помним, что сила воли ‒ это исчерпаемый ресурс), а просто уносишь источник соблазна в другую комнату и решаешь проблему.

По кайдзен, когда тебе что-то не нравится, что-то некомфортно ‒ ты не пытаешься это героически преодолеть, а просто думаешь, как убрать или изменить источник дискомфорта. Эта техника помогает простыми действиями сделать себе лучше.

  • Техника «Альпы».

Это метод планирования дня. Инструкция:

  • Составить список задач;
  • Прикинуть, сколько времени каждая задача займет. Не забыть задачи типа «поесть», «отдохнуть», на них ведь тоже понадобится время.
  • Если что-то не влезает в день ‒ выкинуть.
  • Разделить время дня или рабочее время по принципу 60% / 40%. 60% ‒ это рабочее время, которым вы вправе распоряжаться, а 40% ‒ это время на форс-мажоры, чтобы, если что-то пойдет не так, вы не выпали из своего распорядка.
  • Перенести на другой день или делегировать задачи, которые не влезают в 60%.
  • Расставить приоритеты по принципу АВС (А ‒ важно и срочно, В ‒ не срочно, но важно, С ‒ срочно, но неважно), чтобы распределить, что делать сначала, а что потом.

Простые, конкретные и действенные шаги. Все, как я люблю

3. Что вы бы хотели, чтобы все знали о тайм-менеджменте?

Я бы хотела, чтобы все знали две вещи.

Первая: тайм-менеджмент ‒ это не про достигаторство и «быстрее, выше, сильнее». Совсем наоборот: тайм-менеджмент ‒ это про бережное отношение к себе. Про «быстренько сделать работу, не устать, и чтобы осталось свободное время и силы на любимые хобби и любимых людей». Это буквально набор методик, как этого добиться.

Да, придется что-то себе запрещать (хочу посидеть на Ютубе, а вместо этого делаю противную работу), как заботливый родитель запрещает питаться одними чипсами и заставляет есть овощи. Но в конечном итоге это вам же на благо. Но важно следить, чтобы это была именно забота и бережное отношение к себе. Когда начинается выжимка из себя соков ‒ это уже не тайм-менеджмент, это ерунда какая-то.

Второе: все системы, лайфхаки, методики тайм-менеджмента можно и нужно под себя подстраивать, упрощать. Они призваны сделать вашу жизнь комфортнее, поэтому не стесняйтесь их трансформировать. Это они для вас, а не вы для них. Вы их подгоняете под себя, а не себя под них.

4. Может ли тайм-менеджмент быть токсичным и как с этим бороться?

Еще как может! Когда вы с помощью методик тайм-менеджмента освобождаете себе время, но вместо того, чтобы использовать его для отдыха, забиваете его работой, например. Когда постоянно требуете от себя больше, больше и больше, но совсем не замечаете собственных побед. Когда считаете, что каждый ваш день должен быть идеально продуктивным.

Так вот: не должен. И это физически невозможно. Есть удачные дни, а есть неудачные. Даже с самым крутым тайм-менеджментом. Также как в любящих семьях тоже бывают ссоры, как и в конфликтных, просто чуть реже, и справляются с ними легче.

Как понять, что тайм-менеджмент сделался токсичным? Для меня есть два главных фактора.

Первый: вы систематически устаете настолько, что перестаете испытывать удовольствие. Нормально прожить несколько дней в таком режиме, когда аврал на работе, а потом отоспаться, отлежаться и вернуться к спокойному ритму, но если вы постоянно в таком состоянии ‒ вы что-то делаете не так. Скорее всего, слишком себя нагружаете.

Второй: вы разговариваете с собой как деспотичный родитель. Тут даже не в тайм-менеджменте вопрос, а просто в отношении к себе. Как это происходит?

Вы обесцениваете или не замечаете своих достижений. Когда вам плохо, вы устали ‒ вы говорите себе «соберись, тряпка». Считаете, что не заслуживаете отдыха, что всегда должны заниматься только чем-то полезным, в отпуске выучить два языка и написать книгу, а если вы просто лежали на диване и смотрели «Игру престолов» ‒ вы ужасный человек. Все это ‒ симптомы «токсичного достигаторства» и прямой путь к выгоранию.

5. Как совмещать организованность и бережное отношение к себе?

Для меня есть несколько важных шагов к этому.

  • Давать себе отдохнуть. В идеале ‒ отдохнуть прежде, чем вы устанете, это наиболее продуктивно. Да, вы сделаете меньше сегодня, но сможете продолжить с теми же силами завтра. На длительных дистанциях это более конструктивный подход, так вы медленнее дойдете до точки «все, дальше не могу».
  • Уважать свое право на отдых, не унижать себя за него. Вы устали ‒ и это не повод для чувства вины, стыда или неловкости. Вы просто устали и нуждаетесь в отдыхе.
  • Периодически спрашивать себя: все ли хорошо, не нужно ли мне чего-нибудь (передышку, подвигаться, поесть, подышать свежим воздухом).
  • Не позволять перегружать себя работой. У вас должно быть время, которое принадлежит исключительно вам, вашей личной жизни, и оно священно и неприкосновенно.
  • Хвалить себя, вести дневник успехов. Кому вас покритиковать ‒ всегда найдется, а вы лучше себя похвалите.

6. Как вы относитесь к тренингам личностного роста? Могут ли они действительно помочь?

Я отношусь к ним, скорее, негативно, чем позитивно. Как я уже говорила, там часто «смешались в кучу кони, люди»: магическое мышление, позитивное мышление, нормальные, обоснованные с точки зрения науки методики, личные воззрения спикера… Бррр!

Плюс чаще всего на таких тренингах не дают ничего, что вы бы не могли найти сами, бесплатно. Единственная их польза ‒ они могут дать эмоциональный толчок, замотивировать, но такой же эффект может быть и от простой книги, которая обойдется и дешевле, и информационно будет полезнее.

7. Как выбрать подходящую лично мне систему организации времени?

Для меня самый главный критерий: ощущение удобства и комфорта. Система должна привносить в вашу жизнь спокойствие, чувство разгрузки, а не чувство, будто вам добавили еще одну неприятную обязанность. По крайней мере, после первых пары дней неизбежной притирки и привыкания.

Начать стоит с самых простых систем, например, АВС и Альпы, о которых я уже рассказывала выше. Еще мне нравится система тайм-блокинга. По сути, это обычный список задач, но вы визуально резервируете время под эти задачи в календаре (подойдет Гугл-Календарь). Так вы визуально видите, сколько времени занимает та или иная задача, и расцениваете свое время более реалистично. Плюс так вы понимаете, что любая задача ‒ конечна, а это делает ее выполнение эмоционально проще.

8. Зачем вообще нужен тайм-менеджмент и точно ли он нужен всем?

Тайм-менеджмент нужен, чтобы больше успевать, меньше уставать и освобождать себе больше времени ради того, что для вас по-настоящему важно, будь то сон, саморазвитие или семья.

И да, он нужен всем. На самом деле, его и используют абсолютно все: все ведь решают «сначала я сделаю это, а потом вот это», «поработаю час, а потом пойду пообедаю, и обратно за работу». Просто не называют это системой АВС или методом Помодоро.

9. Как бы вы прокомментировали высказывание «эти ваши тайм-менеджменты ‒ для фрилансеров на удаленке, давайте, скажите рабочему с завода про ваш метод Помодоро»?

Мне это высказывание кажется несколько странным, оно как, знаете, эти вот фразы, противопоставляющие гуманитариев (которые непременно будут работать на кассе в фаст-фуде со своим красным дипломом) и технарей, «белых воротничков» и «честных работяг». Не совсем понимаю, для чего нужно это противопоставление.

Работы действительно бывают разные. Не всем подходят методики тайм-менеджмента в привычном виде: например, странно ожидать от пожарного, что он 25 минут будет тушить пожар, а потом уйдет на пятиминутный перекур. Ну, а кому-то эти методики прекрасно подходят, и их работы тоже важны, и их рабочий процесс имеет смысл сделать комфортнее. Одно никак не обесценивает и не делает хуже другое.

Если вам никак не подходят методы тайм-менеджмента ‒ хорошо, оставьте их тем, кто подходит. Как говорится, «работы разные нужны, работы разные важны».

Огромное спасибо за столько интересной информации! Будем рады почитать вашу колонку на Gilber.one и узнать еще много нового!