В конкурсе приняли участие 28 архивных отделов муниципальных образований Приамурья. Смотр-конкурс проходил с 1 января по 1 октября 2009 года. В течение всего года специалисты архивного отдела администрации Белогорска готовились к конкурсу.
— Участие в конкурсе предполагало соблюдение ряда условий, — сказала и.о. начальника архивного отдела администрации Белогорска Любовь Кротовская. — В том числе соответствие помещений архивохранилищ и рабочих кабинетов нормативным требованиям, загруженность специализированных помещений, состояние стеллажей, средств пожаротушения, вентиляции, соблюдение температурно-влажностного и светового режимов.
Летом в архивном отделе был проведен ремонт, он позволил выполнить все необходимые условия областного смотра-конкурса и занять на нем 1 место.